wichtige Fragen & antworten
Wie kann ich Verträge in SAP besser verwalten?
Verträge in SAP effizient verwalten
Viele Unternehmen nutzen SAP als zentrales ERP-System für Einkauf, Vertrieb, Finanzen und Logistik. Vertragsinformationen werden jedoch häufig außerhalb von SAP verwaltet – beispielsweise in Excel-Listen, Netzlaufwerken oder separaten Dokumentenmanagement-Systemen. Die Folge sind Medienbrüche, fehlende Transparenz und ein hoher manueller Aufwand.
Mit einer SAP-integrierten Vertragsmanagement-Lösung lassen sich Verträge direkt im bestehenden SAP-System verwalten. Dadurch werden Vertragsdaten zentral verfügbar, Prozesse automatisiert und Risiken reduziert.
Warum ist die Vertragsverwaltung in SAP oft eine Herausforderung?
In vielen Unternehmen entstehen Vertragsdaten an unterschiedlichen Stellen. Einkauf, Vertrieb, Rechtsabteilung oder Fachbereiche arbeiten mit eigenen Ablagestrukturen und Prozessen.
Typische Herausforderungen sind:
- Verträge liegen verteilt in verschiedenen Systemen.
- Kündigungs- und Verlängerungsfristen werden manuell überwacht.
- Informationen müssen mehrfach gepflegt werden.
- Freigaben erfolgen per E-Mail oder Papier.
- Vertragsstände sind nicht immer eindeutig nachvollziehbar.
- Auswertungen über Vertragsvolumen oder Laufzeiten sind nur mit hohem Aufwand möglich.
Gerade bei einer wachsenden Anzahl von Verträgen steigt dadurch das Risiko für Fehler und verpasste Fristen.
Welche Funktionen sollte eine SAP-Vertragsmanagement-Lösung bieten?
Eine moderne Lösung unterstützt Unternehmen während des gesamten Vertragslebenszyklus.
Dazu gehören unter anderem:
- Zentrale Vertragsakte: Alle Verträge, Dokumente, Versionen und Anhänge werden zentral verwaltet.
- Automatische Fristenüberwachung: Kündigungs-, Verlängerungs- und Erinnerungsfristen werden automatisch überwacht. Verantwortliche erhalten rechtzeitig Benachrichtigungen.
- Digitale Freigabeprozesse: Genehmigungen erfolgen über definierte Workflows mit vollständiger Nachvollziehbarkeit.
- Versionsverwaltung: Änderungen an Verträgen werden dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.
- Leistungsstarke Suchfunktionen: Verträge lassen sich nach Vertragspartnern, Laufzeiten, Vertragsarten oder beliebigen Suchbegriffen finden.
- Reporting und Auswertungen: Dashboards schaffen Transparenz über Vertragsvolumen, Laufzeiten, Fristen und Risiken.
CUNO/4 – Vertragsmanagement direkt in SAP
CUNO/4 wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die ihre Vertragsverwaltung vollständig in SAP abbilden möchten.
Die Lösung unterstützt unter anderem:
- zentrale Vertragsverwaltung
- digitale Vertragsakten
- automatische Fristenüberwachung
- Genehmigungs-Workflows
- Versionsmanagement
- umfangreiche Such- und Filterfunktionen
- Reporting und Auswertungen
- nahtlose Integration in bestehende SAP-Prozesse
Da CUNO/4 direkt in SAP arbeitet, bleiben Daten konsistent und Prozesse durchgängig – ohne zusätzliche Insellösungen oder redundante Stammdatenpflege.
Wer Verträge außerhalb von SAP verwaltet, verschenkt häufig Potenzial hinsichtlich Effizienz, Transparenz und Compliance. Eine SAP-integrierte Vertragsmanagement-Lösung ermöglicht es, Verträge zentral zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und den gesamten Vertragslebenszyklus digital abzubilden.
Mit CUNO/4 erhalten Unternehmen eine Lösung, die Vertragsmanagement nahtlos in die bestehende SAP-Landschaft integriert und damit die Grundlage für moderne, effiziente und revisionssichere Vertragsprozesse schafft.