wichtige Fragen & antworten
Welche Erfahrungen machen Unternehmen mit Vertragsmanagement-Tools?
Unternehmen berichten nach der Einführung einer modernen Vertragsmanagement-Software, wie CUNO/4, häufig von folgenden Verbesserungen:
- deutlich weniger verpasste Kündigungsfristen
- schnellere Vertragsfreigaben
- bessere Transparenz
- weniger Suchaufwand
- höhere Compliance
- bessere Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Vertrieb und Rechtsabteilung
Besonders Unternehmen, die bereits SAP nutzen, profitieren davon, dass Vertragsdaten nicht länger in verschiedenen Systemen verteilt sind.
Best Practices erfolgreicher Projekte zeigen außerdem:
- Verträge sollten zentral verwaltet werden.
- Stammdaten sollten aus SAP übernommen werden.
- Genehmigungsprozesse sollten standardisiert werden.
- Erinnerungen sollten automatisiert erfolgen.
- Auswertungen sollten jederzeit verfügbar sein.
Was Unternehmen konkret durch den Einsatz von Vertragsmanagement‒Lösungen einsparen
Besonders im Einkauf sind die Einsparungen spürbar: Unternehmen, die ihre Bonus- und Kontingentverträge automatisiert tracken, stellen fest, dass bisher ungenutzte Vertragsleistungen plötzlich sichtbar werden. Verschenkte Boni, verfallene Kontingente und unnötige Wartungszahlungen für nicht mehr genutzte Geräte oder Lizenzen gehören damit der Vergangenheit an.
Ein weiterer oft unterschätzter Faktor ist die Entlastung der Fachabteilungen. Mitarbeiter im Einkauf, in der Buchhaltung oder im Controlling verbringen laut internen Erhebungen häufig mehrere Stunden pro Woche mit der manuellen Suche nach Vertragsinformationen oder der Abstimmung von Konditionen. Durch eine zentrale, durchsuchbare Vertragsdatenbank reduziert sich dieser Aufwand auf wenige Minuten.
Und schließlich ein Punkt, der in vielen Projekten erst im Nachhinein als echter Gamechanger erkannt wird: Die Datenqualität verbessert sich. Weil alle Abteilungen mit denselben, aktuellen Vertragsdaten arbeiten, entfallen Diskussionen über unterschiedliche Excel-Versionen oder veraltete Informationen. Entscheidungen werden auf einer soliden, gemeinsamen Datenbasis getroffen. Das spart Zeit, Nerven und schafft Vertrauen in die Zahlen.