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IT-Beschaffung:

So wählen Sie die richtige Vertragsmanagementlösung aus

Zwei Lagerarbeiter, ein Mann mit Tablet und eine Frau mit Klemmbrett, lächeln in einem Lagerhaus.

IT-Beschaffung: So wählen Sie die richtige Vertragsmanagementlösung aus

Die Beschaffung einer Vertragsmanagementlösung ist ein kritischer Schritt in der IT-Beschaffung, denn Verträge sind das Rückgrat nahezu aller Geschäftsprozesse. Ob Softwarelizenzen, Wartungsvereinbarungen oder Miet- und Leasingverträge: Ohne digitale Kontrolle drohen Fehler, Verzögerungen und versteckte Kosten. Eine moderne Lösung schafft Transparenz, automatisiert Abläufe und sorgt für Compliance. Doch wie wählen IT-Verantwortliche die passende Lösung aus, die effizient, skalierbar und zukunftssicher ist?

1. Anforderungen präzise definieren

Erfolgreiche IT-Beschaffung beginnt mit klaren Anforderungen:
  • Welche Vertragsarten sollen abgebildet werden?
  • Welche Funktionen sind essenziell: Fristenkontrolle, SLA-Monitoring, Rechnungsprüfung oder Reporting?
  • Welche Integrationen in bestehende Systeme wie SAP oder ERP werden benötigt?
  • Wer benötigt Zugriff, und wie sollen Berechtigungen geregelt sein?
Ein detaillierter Anforderungskatalog erleichtert den Vergleich von Anbietern und verhindert spätere Anpassungen.
Hinweis: Sie können sich unter diesem Link kostenlos unsere Anforderungsliste für eine Vertragsmanagementlösung herunterladen.

2. Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Eine Vertragsmanagementlösung entfaltet nur mit sauberer Integration ihre volle Wirkung:
  • Direkte SAP‒ oder ERP-Integration, um Vertragsdaten in Belegflüsse, Rechnungen und Reports einzubinden.
  • Automatisierte Datenübernahme aus bestehenden Systemen zur Vermeidung von Doppelarbeit.
  • Schnittstellen zu Collaboration-Tools für abteilungsübergreifende Prozesse.

3. Benutzerfreundlichkeit sicherstellen

Eine Lösung muss nicht nur technisch überzeugen, sondern auch im Arbeitsalltag akzeptiert werden:
  • Intuitive Bedienoberfläche, webbasiert oder mobil.
  • Standardisierte Workflows, die die tägliche Arbeit erleichtern.
  • Umfassendes Training und Support für alle relevanten Abteilungen.

4. Compliance und Sicherheit

Sicherheitsanforderungen sind ein zentrales Kriterium der IT-Beschaffung:
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (DSGVO, Audit-Trails, Rechnungsprüfung).
  • Rollenbasierte Zugriffsrechte und klare Freigabemechanismen.
  • Nachvollziehbarkeit aller Vertragsänderungen und Freigaben.

5. Automatisierung und Effizienzgewinne

Moderne Vertragsmanagementlösungen automatisieren wiederkehrende Aufgaben:
  • Automatische Fristenüberwachung für Verträge und SLA-Termine.
  • Digitale Workflows für Genehmigungen und Freigaben.
  • Integration von Rechnungsprüfung und Buchungsprozessen.

6. Pilotphase und skalierbare Einführung

  • Testen Sie die Lösung zunächst in einem ausgewählten Bereich.
  • Analysieren Sie Effizienzgewinne und Akzeptanz bei den Nutzern.
  • Achten Sie auf Skalierbarkeit, um später den gesamten Vertragsbestand digital abzubilden.

Fazit

Eine Hand stempelt "APPROVED" auf ein Dokument; ein Taschenrechner und eine Pflanze sind sichtbar.
Die IT‒Beschaffung einer Vertragsmanagementlösung ist weit mehr als ein Softwarekauf. Wer klare Anforderungen definiert und dabei auf Integration in bestehende Systeme, Benutzerfreundlichkeit, Compliance und Automatisierung achtet, schafft schnell Effizienzgewinne, minimiert Risiken und sorgt für Transparenz über alle Verträge hinweg.
Mit CUNO/4 wird Vertragsmanagement zum strategischen Vorteil: Die Lösung integriert sich nahtlos in SAP, automatisiert End‒to‒End‒Prozesse und bietet volle Kontrolle über alle Vertragsdaten – von der Erstellung bis zur Rechnungsprüfung. So wird Ihre IT‒Beschaffung zum entscheidenden Schritt in Richtung digitale Effizienz.
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FAQ für IT-Beschaffung: Auswahl & Einführung einer Vertragsmanagementlösung

1. Warum ist Vertragsmanagement ein relevantes Thema für die IT‒Beschaffung?
In der IT‒Beschaffung hängen Softwarelizenzen, SaaS‒Verträge, Wartungsvereinbarungen und Cloud‒Services direkt vom Vertragsmanagement ab. Eine passende Lösung schafft Transparenz über Kosten, Laufzeiten, SLAs und Budgets – und verhindert Fehlinvestitionen oder ungewollte Verlängerungen.
2. Welche Anforderungen sollte die IT‒Beschaffung vor der Auswahl definieren?
Wesentliche Punkte sind:
  • Welche Vertragsarten sollen abgebildet werden?
  • Welche Abteilungen arbeiten mit der Lösung?
  • Welche Prozesse müssen automatisiert werden?
  • Welche Compliance‒Regeln gelten (z. B. DSGVO, Audit‒Pflichten)?
  • Welche Daten müssen aus ERP oder Drittsystemen übernommen werden?
Ein klarer Anforderungskatalog ist entscheidend für eine fundierte Entscheidung.
3. Warum ist ERP‒ bzw. SAP‒Integration so wichtig?
Eine Vertragsmanagementlösung entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie Prozesse verbindet:
  • automatische Übergabe an Bestellungen, Rechnungen & Buchhaltung
  • Verknüpfung von Vertragsdaten und Belegen
  • einheitliche Datenquelle statt Insellösungen
  • geringere IT‒Komplexität und Wartung
Gerade für SAP‒basierte Unternehmen ist eine tiefe Integration ein kritisches Auswahlkriterium.
4. Welche Risiken entstehen, wenn IT‒Beschaffung und Fachbereiche nicht gemeinsam auswählen?
Typische Folgen sind:
  • Lösung erfüllt zentrale Anforderungen aus Einkauf, Recht oder Accounting nicht
  • Akzeptanzprobleme bei Nutzern
  • teure Nachentwicklungen oder Zusatzmodule
  • ineffiziente Workflows oder Medienbrüche
Ein gemeinsamer Auswahlprozess verhindert spätere Projektkosten.
5. Welche Automatisierungen sollte eine moderne Vertragsmanagementlösung bieten?
Für die IT‒Beschaffung besonders relevant:
  • automatische Fristen‒ & Laufzeitenüberwachung
  • SLA‒Monitoring
  • digitale Freigabeprozesse
  • automatisierte Rechnungsprüfung
  • Versionierung & Audit‒Trail
6. Wie bewertet die IT‒Beschaffung die Sicherheit einer Vertragsmanagementlösung?
Wichtig sind:
  • DSGVO‒konforme Datenhaltung
  • rollenbasierte Berechtigungen
  • Protokollierung aller Änderungen
  • Hosting‒Modell (Cloud, On‒Prem, Private Cloud)
  • Zertifizierungen und IT‒Sicherheitsstandards des Anbieters
Sicherheit ist ein zentrales Entscheidungskriterium in IT‒Beschaffungsprozessen.
7. Wie gelingt die Einführung einer Vertragsmanagementlösung ohne große Reibungsverluste?
Empfohlene Schritte:
  • Pilotbereich auswählen
  • Datenmigration realistisch planen
  • Key User frühzeitig einbinden
  • Workflows standardisieren, bevor sie digitalisiert werden
  • Rollout stufenweise durchführen
  • Erfolgsmessung über KPIs wie Durchlaufzeiten oder Verlängerungsquote
Ein strukturierter Einführungsprozess sorgt für schnelle Akzeptanz und messbare Ergebnisse.
8. Welche typischen Fehler macht die IT‒Beschaffung bei Projekten dieser Art?
Häufige Stolpersteine:
  • Entscheidungen ohne Einbezug von Fachbereichen
  • Fokus nur auf Funktionen statt auf End‒to‒End‒Prozesse
  • fehlende SAP‒ oder ERP‒Integration
  • unvollständiger Anforderungskatalog
  • zu wenig Zeit für Datenmigration
  • unterschätzter Change‒Prozess
Wer diese Fehler vermeidet, beschleunigt das Projekt erheblich.
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