5 Stolperfallen im Vertragsprozess und wie Sie diese mit SAP vermeiden
5 Stolperfallen im Vertragsprozess und wie Sie diese mit SAP vermeiden
Verträge sind das Fundament jeder geschäftlichen Zusammenarbeit. Doch obwohl sie so wichtig sind, läuft im Alltag vieles schief: Abläufe sind oft nicht definiert, Freigaben verzögern sich, wichtige Fristen werden übersehen. Das kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall bares Geld.
Dabei lassen sich viele dieser Probleme vermeiden, wenn die Prozesse stimmen und die richtigen Werkzeuge genutzt werden. SAP bietet dafür eine ideale Basis. In diesem Artikel erfahren Sie, welche fünf Stolperfallen im Vertragsprozess besonders häufig auftreten und wie Sie diese mit einer passenden SAP-Lösung gezielt beheben können.
1. Keine klare Prozessstruktur im Vertragsmanagement
Problem: In vielen Unternehmen fehlt eine einheitliche Struktur für die Vertragserstellung und ‑bearbeitung. Jeder arbeitet anders, Vorlagen werden individuell angepasst, Genehmigungen verlaufen per E‒Mail.
Lösung: Integrieren Sie einen festen Vertragsworkflow in Ihr SAP‒System. Mit digitalen Vorlagen, definierten Freigabeschritten und automatisierten Abläufen sorgen Sie für Konsistenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit.
2. Medienbrüche und manuelle Schritte
Problem: Meistens wird der Vertragsprozess in Firmen durch unnötige Brüche gestört: Verträge werden aus SAP exportiert, in Word bearbeitet, ausgedruckt, manuell unterschrieben und anschließend wieder eingescannt. Dieser Ablauf ist nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt auch ein hohes Risiko für Fehler, doppelte Versionen und verlorene Dokumente.
Lösung: Ein durchgängig digitaler Vertragsmanagement Prozess direkt in SAP sorgt für mehr Effizienz und Sicherheit. Mit einer integrierten Lösung wie CUNO/4 lassen sich Verträge direkt im System erstellen, prüfen, elektronisch unterschreiben und archivieren , ganz ohne Systemwechsel oder manuelle Zwischenschritte. So vermeiden Sie Medienbrüche und sorgen für mehr Transparenz und Kontrolle im gesamten Ablauf.
3. Fehlende Fristenkontrolle
Problem: Ob Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen oder vertraglich vereinbarte Preisänderungen – viele dieser Termine geraten im Arbeitsalltag schnell aus dem Blick. Ohne ein strukturiertes System zur Fristenkontrolle bleiben wichtige Informationen oft ungenutzt oder werden zu spät bearbeitet. Die Folge sind unnötige Vertragsverlängerungen, verpasste Einsparpotenziale und finanzielle Risiken.
Lösung: Ein digitaler Vertragsmanagement Prozess in SAP hilft dabei, Fristen zuverlässig zu steuern. Über automatische Erinnerungen, Aufgaben und Workflows lassen sich Vertragslaufzeiten zentral überwachen. Verantwortlichkeiten werden klar definiert und unabhängig von einzelnen Personen eingehalten. So bleibt kein Termin mehr dem Zufall überlassen und Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre vertraglichen Verpflichtungen.
4. Unklare Zuständigkeiten im Vertragsprozess
Problem: In den meisten Unternehmen ist nicht eindeutig geregelt, wer für einen Vertrag verantwortlich ist, wer freigeben darf oder wer auf welche Informationen zugreifen kann. Besonders bei dezentralen Strukturen oder Personalwechseln führt das häufig zu Verzögerungen, Abstimmungsproblemen und doppelten Arbeitsschritten.
Lösung: Ein definierter Vertragsmanagement Prozess in SAP sorgt für klare Verantwortlichkeiten. Mit rollenbasierten Berechtigungen und festgelegten Freigabewegen wissen alle Beteiligten genau, welche Aufgaben sie haben. Zugriff und Bearbeitungsrechte lassen sich individuell steuern, sodass jede Person nur das sieht und bearbeitet, was für sie relevant ist. Das schafft Sicherheit, spart Zeit und reduziert Abstimmungsaufwand.
5. Fehlende Auswertbarkeit im Vertragsmanagement
Problem: Ohne zentrale Übersicht fällt es schwer, den Überblick über laufende Verträge, Fristen, Risiken und Konditionen zu behalten. Viele Unternehmen wissen nicht genau, welche Verträge bald enden, wo Nachverhandlungen nötig wären oder welche Verpflichtungen bestehen.
Lösung: Mit einem zentralen Vertragscockpit erhalten Sie jederzeit Zugriff auf alle relevanten Daten. Intelligente Filter, Auswertungen und Dashboards unterstützen Sie dabei, Risiken früh zu erkennen, Entscheidungen fundiert zu treffen und Ihre Vertragslandschaft strategisch zu steuern.
Fazit: SAP Vertragsmanagement erfolgreich nutzen
Ein gut organisierter Vertragsmanagement Prozess ist mehr als ein Nice‒to‒have. Er schützt vor vermeidbaren Fehlern, reduziert Risiken und sorgt für reibungslose Abläufe im Geschäftsalltag.
SAP stellt dafür bereits viele wichtige Funktionen bereit. Mit einer passenden Erweiterung wie CUNO/4 lassen sich Vertragsprozesse zentral steuern, automatisieren und vollständig digital abbilden. Von der Erstellung bis zur Archivierung.
Sie möchten wissen, wie Sie Ihr Vertragsmanagement direkt in SAP optimieren können? Wir zeigen Ihnen gerne konkrete Ansätze und Lösungen in einer persönlichen Live‒Demo.
Wichtige Fragen zum Vertragsmanagement Prozess in SAP - Antworten für Ihre effiziente Umsetzung
❓ 1. Was versteht man unter einem Vertragsmanagement Prozess?
Ein Vertragsmanagement Prozess umfasst alle Schritte von der Vertragserstellung über Genehmigungen bis zur finalen Archivierung. Ziel ist ein reibungsloser und nachvollziehbarer Ablauf, der Risiken minimiert und Zeit spart.
Sie möchten Ihren Vertragsprozess besser verstehen? Kontaktieren Sie uns für eine individuelle Beratung.
❓ 2. Welche Herausforderungen treten im Vertragsprozess häufig auf?
Häufig sorgen unklare Zuständigkeiten, manuelle Arbeitsschritte und fehlende Fristenkontrolle für Verzögerungen und Fehler. Solche Schwachstellen kosten Zeit und Geld.
Erfahren Sie, wie Sie diese Stolperfallen vermeiden können. Wir helfen Ihnen gern.
❓ 3. Was bringt ein digitaler Vertragsmanagement Prozess konkret?
Ein digitaler Vertragsprozess reduziert Fehler, vereinfacht die Nachverfolgung und verbessert die Einhaltung von Fristen. So behalten Sie stets den Überblick und treffen bessere Entscheidungen.
Wir unterstützen Sie dabei, Ihren digitalen Vertragsprozess erfolgreich einzuführen.
❓4. Welche Funktionen sollte eine SAP‒Lösung für Vertragsmanagement unbedingt bieten?
Zu den wichtigsten Funktionen zählen automatisierte Workflows, elektronische Signaturen, Fristenüberwachung und rollenbasierte Zugriffssteuerung. Diese Features sorgen für Effizienz und Sicherheit.
Erfahren Sie mehr zu passenden SAP‒Erweiterungen und wie sie Ihre Verträge managen.
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