Mit Volltextsuche in SAP schneller zu
den richtigen Vertragsinhalten
Mit Volltextsuche in SAP schneller zu den richtigen Vertragsinhalten
Verträge durchsuchen wie in der Google-Suche. Direkt in SAP.
Ob Einkauf, Legal oder Compliance: Wer in Vertragsdokumenten nach konkreten Klauseln, Fristen oder Sonderregelungen sucht, kennt das Problem: langes Scrollen, manuelles Durchforsten von PDF‒Anhängen, unklare Dateibenennungen. Wichtige Informationen bleiben oft verborgen oder werden zu spät gefunden.
In diesem Artikel zeigen wir, wie unsere SAP‒Vertragsmanagementlösung CUNO/4 mit integrierter KI‒Volltextsuche genau hier ansetzt: mit schneller, kontextsensitiver Suche direkt im SAP‒System. Sie erfahren, wie die Technologie funktioniert, welchen konkreten Mehrwert sie bringt und wie sie in der Praxis aussieht, z. B. bei der Suche nach Haftungsklauseln.
Lesen Sie weiter, wenn Sie Ihre Vertragsarbeit in SAP endlich effizient gestalten möchten.
Die Herausforderung: Vertragsinhalte finden, nicht nur ablegen
In vielen Unternehmen sind Vertragsdaten in SAP abgelegt, doch oft nur oberflächlich. Die Suche nach konkreten Klauseln, Fristen oder Formulierungen ist mühsam, weil:
- viele Verträge als PDF oder Scan vorliegen,
- Inhalte nicht strukturiert oder verschlagwortet sind,
- SAP‒Standardfunktionen bei der Volltextsuche an ihre Grenzen stoßen,
- Mitarbeiter nicht wissen, wo sie anfangen sollen zu suchen.
Verträge finden statt suchen: So hilft die Volltextsuche direkt in Ihrem SAP‒System
Unsere Lösung integriert sich nahtlos in Ihre bestehende SAP‒Umgebung und erweitert Ihr Vertragsmanagement um eine intelligente, kontextbasierte Suchfunktion. Vertragsdokumente werden automatisch analysiert und indiziert, egal ob neu erstellt oder bereits seit Jahren im System.
Das Besondere: Die integrierte KI versteht mehr als nur Schlagwörter. Sie erkennt inhaltliche Zusammenhänge und juristische Formulierungen, so können Sie gezielt nach Themen wie „Rabattregelungen“, „Lieferbedingungen“ oder „Verlängerungsklauseln“ suchen, auch wenn diese in den Dokumenten unterschiedlich formuliert sind.
Ergänzend zur Volltextsuche stehen Filter‒ und Eingrenzungsfunktionen zur Verfügung: Sie können nach Vertragstyp, Laufzeit, Abteilung oder Status filtern. Ideal, um große Mengen an Vertragsdaten schnell zu überblicken.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
✅ Relevantes sofort finden
Statt lange in Vertragsordnern oder PDF‒Dateien zu blättern, sehen Sie mit wenigen Klicks genau die Passagen, die Sie brauchen, zum Beispiel zu Kündigungsfristen, Preisgleitklauseln oder Haftungsausschlüssen.
✅ Komplexe Inhalte zuverlässig erkennen
Die KI versteht auch juristische Formulierungen und findet Inhalte, selbst wenn Begriffe unterschiedlich verwendet wurden. Sie müssen nicht mehr wissen, wie etwas exakt im Vertrag steht.
✅ Arbeiten im vertrauten SAP‒System
Sie bleiben vollständig in Ihrer gewohnten SAP‒Oberfläche. Kein Wechsel in externe Tools, keine doppelte Datenpflege. Einfach suchen, finden und direkt weiterarbeiten.
✅ Schnell zum Ziel ohne Schulung
Die Suche funktioniert intuitiv wie eine Websuche. Ihre Fachabteilungen, ob Einkauf, Recht oder Controlling, können sie sofort nutzen, ohne lange Einweisungen oder Trainings.
✅ Schnelle Einführung ohne IT‒Großprojekt
Die Lösung ist in wenigen Wochen implementiert und passt sich an Ihre bestehende SAP‒Struktur an. So entstehen keine langen Projektlaufzeiten oder interne Ressourcenbelastung.
Anwendungsfall aus der Praxis: Produkthaftungsklauseln auf Knopfdruck finden
Ein konkretes Beispiel aus dem Arbeitsalltag:
Ein Unternehmen im Maschinenbau bereitet sich auf eine Produkthaftungsprüfung vor. Die Rechtsabteilung wird gebeten, alle aktiven Lieferverträge auf Haftungsklauseln zu durchsuchen, mit dem Ziel, etwaige Risiken zu identifizieren und Handlungsempfehlungen abzuleiten.
Ohne Volltextsuche bedeutet das:
- Manuelle Sichtung von hunderten Vertragsdokumenten
- Einzelne Absätze herauskopieren, bewerten, kategorisieren
- Hoher Zeitdruck, Unsicherheit bei unklaren Formulierungen
Mit der KI‒Volltextsuche in SAP:
- Sucheingabe: „Produkthaftung“ oder Synonyme wie „Haftung für Mängel“
- Volltext‒Suche zeigt Trefferstellen in allen aktiven Verträgen
- Ergebnisse werden priorisiert angezeigt, inklusive Kontext
- Die Rechtsabteilung erhält in kürzester Zeit eine Übersicht aller relevanten Klauseln
Das Ergebnis: Mehr Transparenz, schnellere Entscheidungen und signifikant weniger manueller Aufwand.
Anwendungsfall aus der Praxis: Preisstaffelungen in Lieferverträgen schnell finden
Ein konkretes Beispiel aus dem Einkaufsalltag:
Ein Mitarbeiter im strategischen Einkauf soll eine anstehende Preisverhandlung mit einem Lieferanten vorbereiten. Dafür benötigt er einen schnellen Überblick über bestehende Staffelpreise, Rabatte und Sonderkonditionen in laufenden Verträgen.
Ohne KI‒Volltextsuche bedeutet das:
- Manuelles Öffnen und Durchsuchen von Vertragsdokumenten.
- Unterschiedliche Begrifflichkeiten erschweren die Suche (z. B. „Rabatt“, „Preisnachlass“, „Skonto“).
- Relevante Passagen müssen kopiert, geprüft und verglichen werden.
- Enormer Zeitaufwand – gerade bei vielen Lieferantenverträgen.
Mit der KI‒Volltextsuche in SAP:
- Sucheingabe z. B. „Preisstaffelung“ oder „Rabatt“ direkt im SAP‒System.
- Automatische Anzeige aller relevanten Vertragsstellen, auch bei abweichender Formulierung.
- Intelligente Gewichtung der Ergebnisse nach Relevanz.
- Filterung nach Vertragstyp, Zeitraum oder Lieferant möglich.
- Zugriff auf die genaue Textstelle mit nur einem Klick.
Das Ergebnis:
Fundierte Vorbereitung in kürzester Zeit, weniger Rechercheaufwand und mehr Verhandlungssicherheit.
Fazit: Vertragsarbeit neu gedacht mit Volltextsuche und SAP
Verträge müssen nicht nur verwaltet, sondern verstanden und durchdrungen werden. Unsere KI‒basierte Volltextsuche im SAP‒Kontext schafft genau das: mehr Transparenz, mehr Effizienz und mehr Kontrolle über Ihre wertvollsten Dokumente.
Egal ob im Einkauf, in der Rechtsabteilung oder im Finanzbereich – mit dieser Lösung holen Sie das volle Potenzial aus Ihren Verträgen heraus. Schnell, rechtssicher und nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert.
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❓ FAQ: Häufige Fragen zur SAP-Vertragsmanagementlösung mit KI-Volltextsuche
1. Was ist eine KI‒gestützte Volltextsuche im Vertragsmanagement?
Die KI‒gestützte Volltextsuche analysiert Vertragsdokumente inhaltlich, nicht nur nach Stichworten. Sie erkennt semantische Zusammenhänge, juristische Formulierungen und liefert präzise Ergebnisse direkt im SAP‒System, auch bei Synonymen oder unterschiedlichen Begrifflichkeiten.
2. Welche Vorteile bietet die Volltextsuche in SAP gegenüber der klassischen SAP‒Suche?
Im Gegensatz zur Standard‒SAP‒Suche ermöglicht die KI‒Volltextsuche:
- das Durchsuchen gescannter oder unstrukturierter PDFs,
- die semantische Erkennung von Inhalten wie „Lieferbedingungen“ oder „Haftungsklauseln“,
- kontextbezogene Trefferlisten mit Relevanzbewertung,
- eine intuitive Benutzeroberfläche.
3. Ist die Lösung mit SAP Ariba oder SAP S/4HANA kompatibel?
Ja, unsere Vertragsmanagementlösung mit KI‒Volltextsuche lässt sich in bestehende SAP‒Systeme wie SAP S/4HANA, SAP ERP sowie SAP Ariba integrieren. Die Anpassung erfolgt systemnah und ohne Medienbruch für eine nahtlose User Experience.
4. Welche Vertragsarten kann die Lösung verwalten und durchsuchen?
Ob Rahmenverträge, Lieferantenvereinbarungen, NDAs oder Lizenzverträge – unsere Lösung eignet sich für alle Arten von Vertragsdokumenten, unabhängig vom
Dateiformat (PDF, Word, gescannt). Die Inhalte werden automatisch indexiert und durchsuchbar gemacht.
5. Wie schnell lässt sich die Vertragsmanagement‒Software implementieren?
Die Einführung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Wochen , ohne langwieriges IT‒Großprojekt. Bestehende SAP‒Strukturen bleiben erhalten, Schnittstellen zu anderen Systemen werden individuell berücksichtigt.
6. Wie funktioniert das Rechte‒ und Rollenkonzept in der SAP‒Vertragsverwaltung?
Zugriffsrechte und Berechtigungen richten sich nach den in SAP gepflegten Benutzerrollen. So ist sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Einblick in sensible Vertragsinhalte erhalten. Compliance‒konform und revisionssicher.
7. Wie unterscheidet sich CUNO/4 von anderen Vertragsmanagement‒Tools?
Im Gegensatz zu externen Vertragsmanagement‒Tools ist unsere Lösung direkt in Ihr SAP integriert, bietet intelligente Volltextsuche, ein modulares Berechtigungskonzept und lässt sich ohne Systemwechsel oder doppelte Datenpflege einsetzen.
8. Welche Abteilungen profitieren am meisten?
Unsere Lösung ist besonders hilfreich für:
- Einkauf: z. B. für Preisverhandlungen und Konditionsanalysen.
- Rechtsabteilung: z. B. für Risikoanalysen oder Vertragsprüfungen.
- Controlling & Revision: z. B. für Fristenkontrolle, Vertragslaufzeiten, Audit‒Vorbereitung.
9. Was ist CUNO/4 im Zusammenhang mit SAP‒Vertragsmanagement?
CUNO/4 ist eine spezialisierte Erweiterung für SAP, die Funktionen für zentrales Vertragsmanagement, Volltextsuche, Fristenkontrolle und digitale Vertragsakte bietet. Die KI‒Volltextsuche ist Bestandteil dieser Lösung und wird individuell auf Ihre Prozesse abgestimmt.
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