Universitätsklinikum Bonn
Branche: Gesundheutswesen - Öffentlicher Sektor
SAP-Integration für mehr Sicherheit und Effizienz
Die Universitätsklinik Bonn (UKB) verfügt nun über einen zentralen Zugriff auf Verträge aus verschiedenen Fachbereichen und Kliniken. Dank der Implementierung von CUNO-CLM sind die Prozesse für Vertragserstellung und -ausführung transparent und automatisiert.
Vorstellung des Kunden:
Mit rund 32 Kliniken und 26 Instituten sowie 8.000 Beschäftigten gehört das UKB zu einem der größten Ar- beitgeber in Bonn. Jährlich werden dort ca. 350.000 ambulante, 50.000 stationäre und 30.000 Notfallpatienten behandelt. Darüber hinaus gewährleistet es die Verbindung der Krankenversorgung mit den Bereichen Forschung und Lehre an der Medizinischen Fakultät der Universität Bonn.
Ausgangssituation:
Früher war es bei Verträgen der UKB oft erforderlich, mühsam und zeitaufwendig die Zustimmung der Kollegen aus anderen Fachbereichen oder Kliniken einzuholen, wenn es zu fachlichen Überschneidungen kam. Diese ineffiziente Vorgehensweise führte nicht nur zu einem erhöhten Aufwand, sondern stellte auch höhere Anforderungen an die Informationssysteme sowie an Reporting und Compliance dar. Zusätzlich erschwerte die mangelnde Transparenz bezüglich der Kosten vieler Bereiche und Maßnahmen die Entscheidungsfindung.
Die Verantwortlichen der UKB erkannten daher die dringende Notwendigkeit, ein zentrales Vertragsmanagement einzuführen. Ziel war es, schlankere und transparentere Prozesse zu etablieren und eine präzisere Kostenkontrolle zu gewährleisten.
Die gewünschte Lösung sollte in SAP FI/CO, SAP MM, SAP SD und PM integrierbar sein und eine Historienfunktion in Bezug auf Änderungen beinhalten. Zudem wollte man die Generierung von Verträgen mittels Textbausteinen ermöglichen, um den Prozess effizienter und standardisierter zu gestalten.
Umsetzung:
Durch die Einführung einer elektronischen Vertragsakte sollten die entsprechenden Prozesse vereinheitlicht und automatisiert werden. In dieser Aktenlösung wurden die Arbeitsabläufe und relevanten Dokumente für jeden einzelnen Vertrag abgelegt, und die Freigabeprozesse, oft nach dem 4-Augen-Prinzip, wurden eingeleitet.
Der document composer unserer Partnerfirma xft ermöglichte es, zukünftige neue Verträge mithilfe von Textbausteinen zu erstellen. Diese Bausteine wurden verwendet, um Formulare mit den Vertragsdaten zu generieren und auszudrucken.
Die Verwaltung von Drittmittel-Verträgen stellte eine besondere Herausforderung dar. Aufgrund der Vielzahl unterschiedlicher Forschungsprojekte und der Heterogenität der Drittmittel-Verträge konnte der CUNO-Standard nicht optimal angewendet werden. Auch hier erwies sich die digitale Vertragsakte unseres Partners xft als äußerst hilfreich. Sie ermöglicht eine präzise und detaillierte Darstellung der individuellen Vertragsausprägungen, um den verschiedenen Vorgaben der Geldgeber gerecht zu werden.
"Durch CUNO rücken die Abteilungen bei der Verabreitung von Veträgen näher zusammen. Unnötige Wege und Telefonate werden durch einen schnellen dezentralen Zugriff auf CUNO ersetzt."
- Axel Ackermann, Universitätsklinik Bonn
Ergebnisse & Ausblick:
Seit dem Go-Live in Phase 3 werden die vielfältigen Funktionen des CUNO-Systems kontinuierlich intensiver von den Anwendern genutzt und innerhalb der Fachbereiche weiterentwickelt. Darüber hinaus wird die Software zunehmend in anderen Unternehmensbereichen eingeführt und etabliert.
