DEKRA
Automatisierung von Finanzprozessen auf der Grundlage von digitalisierten Verträgen
Durch den Einsatz von CUNO-CLM wurden die laufenden Änderungen von nahezu 10.000 Miet- und Leasingverträgen bei der DEKRA erfolgreich digitalisiert und automatisiert.
Vorstellung des Kunden:
Die Dekra ist ein deutsches Prüfunternehmen im Sachverständigenwesen, das im Jahr 1925 gegründet wurde. Mit etwa 48.646 Mitarbeitern und einem Umsatz von 3,8 Milliarden Euro im Jahr 2022 ist Dekra die größte nicht-börsennotierte Prüfgesellschaft weltweit. Der Konzern konzentriert sich hauptsächlich auf die Prüfung von Kraftfahrzeugen und technischen Anlagen, bietet jedoch auch eine Vielzahl weiterer Dienstleistungen an. Seit 1946 hat Dekra seinen Hauptsitz in Stuttgart.
Ausgangssituation:
Nach ersten Analysen im Jahr 2017 begann DEKRA in ihrem Hauptquartier in Stuttgart unter der Leitung des DEKRA Group Accounting mit der Umsetzung des komplexen IFRS 16 Standards im gesamten Konzern. Es war klar, dass eine automatisierte Lösung notwendig war, um das immense manuelle Buchungsvolumen zu vermeiden und die Abstimmung mit den weltweit verteilten Finanzabteilungen zu erleichtern. Nach Evaluierung verschiedener Anbieter, entschied sich DEKRA für CUNO-IFRS.
CUNO-IFRS ist nahtlos in die SAP-Landschaft von DEKRA integriert und ermöglicht eine automatische Ableitung der Geschäftsvorfälle aus dem globalen Vertragsbestand, wodurch manuelle Eingriffe der Finanzbuchhaltung in der Zentrale minimiert werden.
Bei DEKRA wurde das SAP-Add-on CUNO-IFRS maßgeblich durch den IT-Einkauf unterstützt. Martin Spitz, Vice President und Leiter des Global Procurement, erkannte bereits vor über einem Jahrzehnt das Potenzial von in SAP integrierten Vertragsdaten.
Umsetzung:
Die Umsetzung des Projekts beinhaltete mehrere wichtige Schritte.
Zunächst galt es, die auf fünf Kontinenten verteilten Miet- und Leasingverträge zu digitalisieren. Dafür wurde eine einheitliche Erfassungsoberfläche über SAP Fiori-WEB und standardisierte Excel-Dateien bereitgestellt. Die Validierung und Migration der bestehenden Verträge war eine weitere große Herausforderung, insbesondere aufgrund der langen Historie einiger Verträge.
Zunächst galt es, die auf fünf Kontinenten verteilten Miet- und Leasingverträge zu digitalisieren. Dafür wurde eine einheitliche Erfassungsoberfläche über SAP Fiori-WEB und standardisierte Excel-Dateien bereitgestellt. Die Validierung und Migration der bestehenden Verträge war eine weitere große Herausforderung, insbesondere aufgrund der langen Historie einiger Verträge.
Der Erfassungsprozess über CUNO-Web erwies sich als erfolgreich, da er eine konfigurierbare Klassifizierung und vordefinierte Parameter bot, die die Eingabe erleichterten. Die automatisierte Buchung und Bewertung der Verträge erfolgte durch die neu entwickelte Kalkulation CUNO-IFRS, welche die Regeln von IFRS 16 berücksichtigte. Monatlich wurden Vertragsänderungen identifiziert und automatisch gebucht. Das Projektteam arbeitete intensiv an der Umsetzung und testete kontinuierlich die Prozesse, um die Qualität der Vertragsdaten sicherzustellen.
IFRS 16
IFRS 16 legt die Grundsätze für den Ansatz, die Bewertung, die Darstellung und die Offenlegung von Miet- und Leasingverhältnissen fest. Insbesondere führt dieser Standard dazu, dass künftige Miet- und Leasingverhältnisse in der Bilanz sowie in der Gewinn- und Verlustrechnung eines Unternehmens abgebildet werden müssen.
CUNO-CLM
CUNO-CLM unterstützt das Vertragsmanagement in Unternehmen, indem es nicht nur das Bild eines Vertrages im SAP hinterlegt, sondern auch die Vertragsinformationen.
Digitalisierte Vertragsdaten helfen bei der Einhaltung von Vertragsregeln, unterstützen Geschäftsprozesse und dienen als Grundlage für Entscheidungen. Plan-/Ist-Vergleiche liefern kontinuierlich Informationen über den aktuellen Stand der Verträge, und die Plandaten im Vertrag sind die Grundlage für Bilanzberichte. Darüber hinaus ermöglicht CUNO-CLM die Überwachung von Vertragsrisiken und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sowie interner Qualitätsstandards.
Ergebnisse & Ausblick:
Dank der Integration von CUNO als Vertragsmanagementlösung konnte DEKRA erfolgreich ihre Verträge strukturiert erfassen und verwalten. Das Ziel wurde erreicht: Der Fachbereich pflegt die Vertragsdaten im CUNO-CLM, und jede relevante Änderung führt automatisch zu einer entsprechenden Buchung im SAP.
Die Automatisierung von Prozessen erfordert präzise Detailarbeit und ein tiefes Verständnis für die fachliche Logik und das Regelwerk der Abläufe. Die Flexibilität der IT-Systeme, wie sie im CUNO-CLM realisiert ist, ermöglicht eine zukunftssichere Reaktion auf Veränderungen.
