Viessmann Group
Modernes Vertragsmanagement für Viessmann: Welcher Mitarbeiter ist für welchen Vertrag zuständig?
Viessmann, ein führender Hersteller von Heiztechnik, sah sich mit der Herausforderung konfrontiert, das Vertragsmanagement zu verbessern. Die bisherigen Systeme waren nicht transparent genug und boten nicht ausreichend Sicherheit. Um diese Probleme anzugehen, entschied sich Viessmann für die Implementierung von CUNO.
Vorstellung des Kunden:
Die Viessmann Group GmbH & Co. KG, gegründet 1917, ist ein weltweit führender Hersteller von Heiztechnikprodukten und Klimasystemen. Seit den 80er Jahren setzt das Unternehmen auf SAP als Betriebssystem. Mit 22 Produktionsgesellschaften in 12 Ländern, 68 Vertriebsgesellschaften in 31 Ländern und 120 Verkaufsniederlassungen ist Viessmann global präsent.
Ausgangssituation:
Viessmann stand vor einem gravierenden Problem in seinem Vertragsmanagement. Trotz der langjährigen Nutzung von SAP-Technologie waren bestimmte Unternehmensbereiche, wie die Rechtsabteilung, nicht in der Lage, ihr Vertragsmanagement effektiv zu gestalten. Die bestehenden Systeme, insbesondere ein einfaches Dokumentenmanagement-System (DMS) auf Basis von Lotus-Notes, waren unzureichend. In diesem veralteten System konnten keine angemessenen Fristen gesetzt werden, und es fehlten grundlegende Funktionen zur betriebswirtschaftlichen Auswertung und Prozessoptimierung. Dies führte zu erheblichen Ineffizienzen und Sicherheitsbedenken, da wichtige Informationen nicht zugänglich waren. Viessmann erkannte die dringende Notwendigkeit, sein Vertragsmanagement zu modernisieren und suchte nach einer neuen Lösung, die eine nahtlose Integration in das bestehende SAP-System ermöglichte und gleichzeitig die gewünschten betriebswirtschaftlichen Auswertungen und Prozessoptimierungen ermöglichte.
Konzept zur Problemlösung:
Die Integration von CUNO in das bestehende SAP-System von Viessmann bot eine umfassende Lösung für die Vertragsverwaltung. Mit seinem ausgereiften Berechtigungskonzept und der Anpassungsfähigkeit an die IT-Umgebung von Viessmann erfüllte CUNO die Anforderungen des Unternehmens. Die Möglichkeit, betriebswirtschaftliche Auswertungen zu erstellen und das SAP-Klassifizierungssystem zu nutzen, waren weitere überzeugende Argumente für unsere Lösung.
Umsetzung:
Die Einführung von CUNO war ein gemeinschaftliches Projekt. Zuerst wurden alle betroffenen Prozesse und Szenarien gründlich analysiert. Besonders wichtig war es, die Skepsis innerhalb der Rechtsabteilung zu überwinden, da dieser Bereich wenig Erfahrung mit SAP hatte und Bedenken bezüglich des Datenschutzes äußerte.
Um diese Bedenken zu zerstreuen, wurden Referenzbesuche bei anderen Unternehmen durchgeführt, die bereits mit CUNO arbeiteten. Dies half, die Vorteile eines integrierten Vertragsmanagementsystems zu verdeutlichen und die Akzeptanz für das neue System zu steigern.
Nach einer kurzen Entscheidungsphase wurde das Projekt zeitnah umgesetzt. Eine detaillierte Umsetzungsstrategie wurde entwickelt, um alle Prozesse und Szenarien abzudecken. Die Zusammenarbeit verlief reibungslos, und etwaige Probleme wurden schnell gelöst. Die Mitarbeitenden wurden intensiv geschult, um einen reibungslosen Übergang zum Live-Betrieb von CUNO zu ermöglichen.
Transparenz
Sicherheit
Zeitersparnis
"Uns imponierte, wie gut sich CUNO in unsere IT-Landschaft anpasste, - und mit den neuen Reporting-Möglichkeiten haben wir deutlich an Transparenz gewonnen."
Ergebnisse & Ausblick:
Die Rechtsabteilung von Viessmann arbeitet heute intensiv mit CUNO und profitiert von einem detaillierten Berechtigungskonzept. Alle relevanten Informationen, wie Verantwortlichkeiten, Prüfungen und Freigaben, sind jetzt auf Knopfdruck verfügbar. Durch die praktische Anwendung an exemplarischen Verträgen wurden die Mitarbeitenden erfolgreich in den Umgang mit der Software eingeführt.
Auch im Einkaufsbereich wird mit CUNO gearbeitet, um eine klare Zuordnung von Daten zu ermöglichen. Über 500 Kreditoren wurden bereits innerhalb kurzer Zeit erfasst und optimiert, was zu einer erheblichen Effizienzsteigerung der Prozesse führte. Für die Zukunft plant der Einkauf weitere individuelle Anpassungen, um die Funktionalität von CUNO weiter zu verbessern.Mit dem erfolgreichen Rollout in der Praxis strebt Viessmann nun an, weitere Unternehmensbereiche mit CUNO auszustatten. Diese Erweiterung wird dazu beitragen, die Effizienz im gesamten Vertragsmanagement weiter zu steigern und die Arbeitsabläufe zu optimieren.
