Universitätsklinikum Heidelberg

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKL HD) hat sich entschieden, seine Vertragsverwaltung zu optimieren. Eine Besonderheit dabei ist die umfassende Integration von CUNO in SAP. Zudem wurden in einem Migrationsprojekt eine komplexe Altdatenübernahme durchgeführt.

Vorstellung des Kunden:

Das Universitätsklinikum Heidelberg ist eines der größten und renommiertesten medizinischen Zentren in Deutschland; die medizinische Fakultät der Universität Heidelberg zählt zu den international bedeutsamen biomedizinischen Forschungseinrichtungen in Europa. Das Klinikum und die Fakultät beschäftigen rund 10.000 Mitarbeiter. In mehr als 40 Kliniken und Fachabteilungen mit ca.1.575 Betten werden jährlich rund 410.000 Patienten ambulant und stationär behandelt. Derzeit studieren ca. 3.400 angehende Ärzte in Heidelberg; das Heidelberger Curriculum Medicinale (HeiCuMed) steht an der Spitze der medizinischen Ausbildungsgänge in Deutschland.

Ausgangssituation:

Die Vertragsverwaltung am Universitätsklinikum Heidelberg war unübersichtlich und ineffizient. Verträge wurden auf Papier zwischen den Abteilungen ausgetauscht, was zu langsamen Prozessen und fehlenden Informationen führte. Dadurch war es schwierig, den Überblick zu behalten und z. B. Vertragsverlängerungen rechtzeitig zu prüfen. Informationen zu abteilungsübergreifenden Verträgen waren nur über das Justitiariat des UKL-HD verfügbar, was den Zugang erschwerte. Die Akten wurden mit Microsoft OfficeTM verwaltet, und Einsichten waren nur über den Postweg möglich.

Konzept zur Problemlösung:

Das Universitätsklinikum suchte nach einer Lösung, die nicht nur die Vertragsverwaltung verbessern, sondern auch reibungslos in die bestehende SAP-Systemlandschaft integrieren konnte. Dabei war es wichtig, dass die neue Software umfassend Termine verwalten und ein zentrales Berechtigungskonzept bieten konnte. Zudem sollten Anbindungen an das SAP-System vorhanden sein, um bestehende Informationen weiter nutzen zu können.

Nach einer gründlichen Prüfung verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf unsere SAP-Vertragsmanagementlösung CUNO. Die Entscheidung wurde nicht nur durch die Erfüllung dieser Anforderungen, sondern auch durch den umfassenden Support und das attraktive Preis-Leistungs-Verhältnis unserer Lösung beeinflusst.

Umsetzung:

Die Implementierung von CUNO am Universitätsklinikum stellte uns vor einige Herausforderungen, die wir jedoch erfolgreich bewältigt haben. Eine davon war die Integration von über 70.000 Debitoren aus dem SAP-System, eine Aufgabe von beträchtlichem Umfang und Komplexität. Dank maßgeschneiderter Anpassungen und der Übernahme von Altdaten konnten wir jedoch eine reibungslose Datenmigration erreichen, obwohl wir zu Beginn mit langen Speicherzeiten zu kämpfen hatten.

Zusätzlich führten wir umfangreiche Schulungen durch, um die verschiedenen Vertragsarten, die von den zahlreichen Fachabteilungen genutzt wurden, im gesamten Klinikum zu standardisieren. Dies trug dazu bei, eine einheitliche und leicht verständliche Vertragsverwaltung zu etablieren.

Vor der Einführung von CUNO waren die Vertragsdaten des Universitätsklinikums in verschiedenen SAP-Modulen verstreut. Dies führte zu einer erschwerten Datenpflege und mangelnder Transparenz. Viele Verträge waren noch nicht im System erfasst, was die Datenbasis für das Controlling ungenau machte und zu einer schwachen Transparenz beitrug. Durch die Implementierung von CUNO konnten wir dieses Problem erfolgreich lösen und die Vertragsverwaltung deutlich verbessern.