DATEV

Nachdem DATEV eG erfolgreich ein IT-Asset-Management mit SAP eingeführt hatte, folgte die Entscheidung, ihre betrieblichen Abläufe weiter zu optimieren. Hierfür wurde unser integriertes Vertragsmanagement innerhalb des SAP-Systems implementiert. Diese Maßnahme wurde aufgrund der Anforderungen und Bedürfnisse aus den Bereichen IT-Controlling und IT-Asset-Management getroffen.

Vorstellung des Kunden:

Die DATEV eG ist ein renommiertes Softwarehaus und IT-Dienstleister für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und deren Mandanten. Als einer der größten Informationsdienstleister und Softwarehäuser in Europa bietet DATEV ein breites Leistungsspektrum in den Bereichen Rechnungswesen, Personalwirtschaft, Steuern, ERP und mehr.

Ausgangssituation:

Die Projektziele wurden klar definiert: Neben der Eliminierung von Doppeleingaben lag der Fokus auf der Steigerung der Prozessqualität. Bisher wurden verschiedene Verträge in isolierten Altsystemen überwacht. Die Migration sämtlicher Daten und Funktionen in das neue Vertragsmanagement war geplant, gefolgt von der Abschaltung der alten Systeme.

Das zentrale Vertragsmanagement sollte es ermöglichen, Fristen und Laufzeiten der Verträge zu überwachen und transparente Auswertungen über die Kosten und Investitionen der IT-Assets zu erhalten. Dies galt gleichermaßen für die Abrechnung von User-Charge-Verträgen sowie für Soll-/Ist-Vergleiche der Vertragskosten zur Kontrolle der Eingangsrechnungen. Zusätzlich zur Budgetkontrolle war die interne Kostenverrechnung mithilfe der Vertragsdaten geplant.

Umsetzung:

Im Rahmen des Projekts wurde das Vertragsmanagement nahtlos in die bestehenden Prozesse integriert.

Bestellungen aus dem Einkauf, sei es für IT-Dienstleistungen, Hard- oder Software sowie Wartungen, werden nun automatisch in einen CUNO-Vertrag überführt. Verantwortliche Mitarbeiter erhalten automatische Erinnerungen per E-Mail für jeden Vertragstermin und integrierte Eskalations-Workflows in CUNO stellen sicher, dass kein Kündigungstermin aufgrund von Abwesenheiten übersehen wird. Alle relevanten Vertragsinformationen und -dokumente sind sorgfältig im SAP-System abgelegt und mit Standardobjekten wie Bestellungen, Eingangsrechnungen und Equipments verknüpft. Bei der Deinstallation von Hard- oder Software wird sofort erkannt, ob zugehörige Verträge gekündigt werden können.

Alle festgelegten Projektziele wurden innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens erreicht.