E-Rechnung: Peppol

Was ist Peppol?

PEPPOL, was für "Pan-European Public Procurement Online" steht, ist ein Netzwerk, das eine einheitliche und sichere Übertragung elektronischer Dokumente im Kontext elektronischer Beschaffungsprozesse ermöglicht. Besonders in europäischen öffentlichen Verwaltungen hat PEPPOL eine wichtige Bedeutung für den Austausch elektronischer Rechnungen.

Wie funktioniert Peppol?

Sender und Empfänger benötigen jeweils einen Access Point, um auf das PEPPOL-Netzwerk zuzugreifen und eine Peppol-ID.

Der Rechnungssender übermittelt die Rechnung an seinen Access Point. Dabei wird die Peppol-Receiver-ID des Empfängers genutzt, um den Zugang zum Empfänger-Access Point zu erreichen. Der Access Point stellt dann die Rechnung dem Empfänger zur Verfügung. An den Empfänger-Access Point sind Rechnungseingangsplattformen wie ZRE und OZG-RE angeschlossen.

Die Leitweg-ID dient dabei als Adressierung für Behörden und Einrichtungen innerhalb dieser Plattformen. Der Lieferant hinterlegt die Peppol-Receiver-ID seines Auftraggebers und aktiviert den Peppol-Übertragungskanal. Die E-Rechnungen werden dann an die Rechnungseingangsportale gesendet und von den angeschlossenen Behörden und Einrichtungen abgeholt und weiterverarbeitet.

Ist Peppol verpflichtend für Unternehmen?

Die Nutzung von Peppol ist für Unternehmen NOCH nicht verpflichtend. Allerdings dient sie seit dem 27. November 2020 der Erfüllung der Verpflichtung zum Senden und Empfangen von XRechnungen an Behörden.

Peppol bietet zahlreiche Vorteile für das E-Invoicing und nimmt daher eine fast unverzichtbare Rolle ein, sowohl im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen und Regierungsstellen (B2G) als auch zwischen Unternehmen (B2B). Zahlreiche Länder verpflichten bereits zur Peppol-Nutzung.

Welche Vorteile bietet Peppol für Unternehmen?

Die Nutzung von Peppol bringt eine Vielzahl von Vorteilen für Unternehmen mit sich:

• Effizienzsteigerung durch die Automatisierung des Dokumentenaustauschs.
• Reduzierung von Fehlern dank standardisierter Prozesse.
• Erhöhte Transparenz in den Geschäftsabläufen.
• Beschleunigung der Geschäftsprozesse durch schnellere Kommunikation.
• Vereinfachte Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen in verschiedenen Ländern.

Was kostet die Nutzung von Peppol?

Die Kosten variieren je nach dem gewählten Access Point-Anbieter. Es gibt einmalige Einrichtungskosten sowie laufende Gebühren, die vom Anbieter und dem Nutzungsvolumen abhängen. Derzeit steht kein direkter Kostenplan für den Access Point KPSC zur Verfügung.

Welche Arten von Dokumenten können über Peppol gesendet werden?

Peppol ermöglicht den Austausch verschiedener Geschäftsdokumente. Neben Rechnungen können auch Lieferavis (Despatch Advice), Zahlungsavis und andere Dokumente über das Peppol-Netzwerk versendet werden.

Muss ich meine bestehenden IT-Systeme anpassen, um Peppol zu nutzen?

Es könnten Anpassungen erforderlich sein, um die Kompatibilität mit den Peppol-Standards sicherzustellen. Viele ERP-Systeme bieten jedoch bereits integrierte oder einfach integrierbare Lösungen für die Anbindung an Peppol an (für Kunden, die bereits E-Rechnungen über KPSC nutzen, sind keine Anpassungen erforderlich).

Wie kann ich mit Peppol beginnen?

Um mit Peppol zu beginnen, ist eine Registrierung bei einem Peppol Access Point-Anbieter wie der KPSC erforderlich. Dieser unterstützt Sie bei der Einrichtung, stellt sicher, dass Ihre Systeme kompatibel sind und ordnungsgemäß mit dem Netzwerk verbunden werden.

Für Kunden von unserer SAP-Vertragsmanagementlösung CUNO bedeutet das Folgendes:

Bisher war es möglich, aus den Verträgen die dazugehörigen Rechnungen zu generieren. Durch unseren Partner, die KPSC, können Sie ab sofort diese Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln. Das Gleiche gilt für Ihre Eingangsrechnungen: E-Rechnungen können nun dem dazugehörigen Vertrag zugeordnet werden. Bei Fragen oder Interesse können Sie sich einfach bei uns (der networker Solutions GmbH) oder bei der KPSC GmbH melden.