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E-Rechnungspflicht
Leitfaden zur Vorbereitung und Umsetzung
E–Rechnung Pflicht 2025: Leitfaden zur Vorbereitung und Umsetzung
Die Digitalisierung erfasst alle Bereiche der Geschäftswelt und macht auch vor der Rechnungsstellung nicht halt. Ab dem 1. Januar 2025 wird die E–Rechnung Pflicht in Deutschland Realität. Diese Neuerung bringt nicht nur gesetzliche Anforderungen mit sich, sondern auch zahlreiche Chancen zur Effizienzsteigerung und Kostenersparnis.
Unternehmen müssen sich nun darauf vorbereiten, ihre traditionellen Rechnungsprozesse grundlegend zu verändern. Doch was genau bedeutet die E–Rechnung Pflicht, welche Herausforderungen bringt sie mit sich, und wie können Unternehmen sich optimal darauf vorbereiten? In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Überblick und wertvolle Tipps zur erfolgreichen Umsetzung.
Was ist die E–Rechnung?
Die E–Rechnung, kurz für elektronische Rechnung, ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, die den gesamten Prozess vom Erstellen über das Versenden bis zum Empfangen und Verarbeiten einer Rechnung umfasst. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen werden E–Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das maschinenlesbar ist und somit eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Warum kommt die verpflichtende E–Rechnung für alle Unternehmen?
Die Einführung der verpflichtenden E–Rechnung ab 2025 markiert einen entscheidenden Schritt in der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz der Rechnungsabwicklung signifikant zu steigern, den Papierverbrauch zu reduzieren und die Fehlerquote bei der Verarbeitung von Rechnungen zu minimieren. Indem Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auf digitale Formate umstellen, können sie nicht nur ihre eigenen Abläufe optimieren, sondern auch zur Nachhaltigkeit beitragen und regulatorische Anforderungen erfüllen.

Was wird sich durch die E–Rechnung Pflicht ab 2025 ändern?
KI Bild Zukunft Büro Menschen am arbeiten
Die Einführung der verpflichtenden E–Rechnung ab 2025 bringt weitreichende Veränderungen für Unternehmen mit sich:
  • Statt traditioneller Papierrechnungen müssen alle Unternehmen ihre Rechnungsprozesse auf elektronische Formate umstellen. Das bedeutet wiederum, dass Rechnungen nicht mehr physisch gedruckt und per Post versendet werden, sondern elektronisch erstellt, versendet und empfangen werden müssen.
  • Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ab 2025 erfordert eine Anpassung der bestehenden Buchhaltungs- und ERP–Systeme.
  • Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Infrastruktur und Softwarelösungen die technischen Standards, um E-Rechnungen zu erstellen, auch erfüllen, wie beispielsweise das ZUGFeRD-Format oder XRechnung. Dies stellt sicher, dass die elektronischen Rechnungen strukturiert und maschinenlesbar sind, was wiederum die automatische Verarbeitung und Überprüfung erleichtert.
  • Ein weiterer wesentlicher Aspekt der Änderung betrifft die Arbeitsprozesse innerhalb der Unternehmen. Mitarbeiter müssen im Umgang mit den neuen digitalen Tools und Technologien geschult werden, um effiziente und fehlerfreie Rechnungsabwicklungen zu gewährleisten. Schulungsprogramme und Workshops sind unerlässlich, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit den neuen Anforderungen vertraut sind und diese erfolgreich umsetzen können.
Darüber hinaus wird die Einführung der E–Rechnung ab 2025 dazu beitragen, die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen zu verbessern. Elektronische Rechnungen bieten eine höhere Sicherheit gegenüber Manipulationen und Fälschungen, da sie digital signiert und in sich geschlossen sind.
Das unterstützt Unternehmen nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch bei der Optimierung ihrer internen Kontrollmechanismen.

Wer ist von der E–Rechnungspflicht ab 2025 betroffen?
KI Bild viele Rechnungen im Büro
Die Einführung der verpflichtenden E–Rechnung ab 2025 betrifft alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Größe oder Branche. Sowohl große Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) müssen sich auf die Umstellung ihrer Rechnungsprozesse vorbereiten. Das bedeutet, dass Firmen aus sämtlichen Wirtschaftszweigen ihre Buchhaltungs– und ERP–Systeme anpassen müssen, um elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Vorgaben zu erstellen, versenden und empfangen zu können.
Die Betroffenheit erstreckt sich auch auf Lieferanten, Dienstleister und Partner der Unternehmen, die ebenfalls ihre Rechnungsprozesse entsprechend umstellen müssen, um reibungslose Geschäftsabläufe sicherzustellen.
Um den Übergang zur E–Rechnung ab 2025 erfolgreich zu gestalten, ist eine frühzeitige Vorbereitung und Zusammenarbeit mit IT–Dienstleistern und Softwareanbietern entscheidend. Unternehmen sollten ihre internen Abläufe analysieren, technische Maßnahmen ergreifen und ihre Mitarbeiter entsprechend schulen, um die neuen Anforderungen effizient umzusetzen.
Die Einführung der E–Rechnung Pflicht stellt somit eine branchenübergreifende Herausforderung dar, bietet aber gleichzeitig die Chance, durch die Digitalisierung der Rechnungsprozesse langfristige Effizienzgewinne zu erzielen und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E–Rechnung?
Die Verpflichtung zur E–Rechnung tritt ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland in Kraft. Bereits ab diesem Datum müssen Unternehmen im B2B–Geschäftsverkehr den Empfang und die Verarbeitung von E–Rechnungen ermöglichen, ohne dass hierfür eine vorherige Zustimmung erforderlich ist. Diese Regelung zielt darauf ab, die Digitalisierung der Rechnungsprozesse zu beschleunigen und die Effizienz in der Geschäftsabwicklung zu steigern.
Zusätzlich dazu sind Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 grundsätzlich verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen. Der Gesetzgeber hat jedoch Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller eingeführt, die bis zum Jahr 2027 gelten. Diese Übergangsfrist soll Unternehmen ermöglichen, ihre Systeme und Prozesse schrittweise auf die neuen Anforderungen umzustellen und den Umsetzungsaufwand zu bewältigen.
Es ist daher entscheidend, rechtzeitig mit den Vorbereitungen beginnen, um die gesetzlichen Vorgaben ab dem 1. Januar 2025 vollständig zu erfüllen und reibungslose Geschäftsabläufe sicherzustellen.
E–Rechnung erstellen – Ablauf:
Die Erstellung einer E–Rechnung folgt einem strukturierten Prozess, der sicherstellt, dass alle gesetzlichen und technischen Anforderungen erfüllt werden.
Hier ist eine Schritt–für–Schritt–Anleitung, wie der Ablauf der Erstellung einer E–Rechnung typischerweise aussieht:
  1. Rechnungsdaten erfassen: Alle relevanten Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Betrag und Mehrwertsteuer werden erfasst. Diese Daten müssen vollständig und korrekt sein, um die Anforderungen der E–Rechnung zu erfüllen.
  2. Elektronisches Format wählen: Die E–Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, das maschinenlesbar ist. Gängige Formate sind ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), XRechnung und der europäische Standard EN 16931. Diese Formate gewährleisten die Interoperabilität und die automatische Verarbeitung der Rechnungen.
  3. Rechnung generieren: Mit Hilfe einer Buchhaltungs– oder ERP–Software wird die E–Rechnung generiert. Die Software sollte in der Lage sein, die Rechnungsdaten in das gewählte elektronische Format zu konvertieren und dabei alle notwendigen gesetzlichen Vorgaben zu berücksichtigen.
  4. Digitale Signatur: Optional kann die E–Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen werden, um ihre Authentizität und Integrität zu gewährleisten. Dies ist besonders wichtig, um Manipulationen zu verhindern und die rechtliche Anerkennung der Rechnung zu sichern.
  5. Versand der E–Rechnung: Die fertige E–Rechnung wird über einen sicheren elektronischen Übertragungsweg an den Empfänger gesendet. Dies kann per E–Mail, über spezielle E–Invoicing–Plattformen oder Unternehmensportale geschehen. Wichtig ist, dass der Übertragungsweg die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten gewährleistet.
  6. Empfangsbestätigung: Der Empfänger bestätigt den Erhalt der E–Rechnung. Moderne Systeme ermöglichen automatische Empfangsbestätigungen, die den Eingang der Rechnung im System des Empfängers dokumentieren.
  7. Archivierung: Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger müssen die E–Rechnung entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archivieren. Die Archivierung sollte in einem revisionssicheren elektronischen Archiv erfolgen, das den Zugriff auf die Rechnungen über die gesamte Aufbewahrungsdauer gewährleistet.
  8. Kontrolle und Freigabe: Der Rechnungsempfänger überprüft die E–Rechnung auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Nach der Kontrolle erfolgt die Freigabe zur Zahlung, sofern keine Unstimmigkeiten vorliegen.
  9. Integration in Buchhaltungsprozesse: Die Daten der E–Rechnung werden automatisch in die Buchhaltungssysteme integriert. Das reduziert den manuellen Aufwand und die Fehlerquote bei der Erfassung und Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Die deutschen Formate elektronischer Rechnungen im Überblick
1. XRechnung
Die XRechnung ist ein XML–basiertes Datenmodell, das von der Koordinierungsstelle für IT–Standards (KoSIT) entwickelt wurde. Sie ermöglicht ausschließlich die maschinelle Verarbeitung von Rechnungen und entspricht der EU–Norm EN 16931. Seit dem 27.11.2020 müssen alle Lieferanten an Bundesbehörden XRechnungen verwenden. Der Versand erfolgt über Web–Upload, E–Mail, DE–Mail oder PEPPOL.
Vorteile der XRechnung:
  • Einfache Umsetzung europäischer Vorgaben
  • Einheitlicher Rechnungsaustausch trotz unterschiedlicher IT–Systeme
  • Kostenfrei und dokumentiert

2. ZUGFeRD
Das ZUGFeRD–Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert strukturierte XML–Daten mit einer PDF/A–3–Datei. Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ermöglicht es sowohl die manuelle als auch die maschinelle Verarbeitung von Rechnungen. ZUGFeRD 2.0, veröffentlicht 2019, entspricht der europäischen Norm EN 16931 und ist international anwendbar.
Vorteile des ZUGFeRD–Formats:
  • Keine Vereinbarungen zwischen Partnern nötig
  • Kostengünstig und einfach für KMU
  • Frei zugänglich und international nutzbar
  • Durchsuchbare und revisionssichere Rechnungen
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Obwohl die E–Rechnung Pflicht ab 2025 umfassend gilt, gibt es spezifische Ausnahmen, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Insbesondere Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise sind von der Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen ausgenommen.

Kleinbetragsrechnungen
Kleinbetragsrechnungen, die einen bestimmten Betrag nicht überschreiten, sind von der E–Rechnung Pflicht ab 2025 ausgenommen. Diese Grenze liegt in Deutschland in der Regel bei 250 Euro. Diese Ausnahme soll den Verwaltungsaufwand für geringe Beträge minimieren und sicherstellen, dass die Digitalisierung der Rechnungsprozesse effizient bleibt, ohne kleine Transaktionen übermäßig zu belasten. Unternehmen können daher für Kleinbetragsrechnungen weiterhin Papierrechnungen oder einfache digitale Formate verwenden, ohne die strikten Vorgaben der E–Rechnung einhalten zu müssen.

Fahrausweise
Auch Fahrausweise, wie zum Beispiel Tickets für den öffentlichen Nahverkehr, sind von der E–Rechnung Pflicht ausgenommen. Diese Ausnahme berücksichtigt die besondere Natur dieser Transaktionen, bei denen der sofortige und einfache Zugang zur Rechnung oder zum Beleg im Vordergrund steht. Fahrausweise werden typischerweise in einem vereinfachten Format ausgestellt, das nicht den umfassenden Anforderungen der E–Rechnung entspricht. Diese Regelung erleichtert es Transportunternehmen und deren Kunden, den täglichen Betrieb ohne zusätzliche bürokratische Hürden aufrechtzuerhalten.
Vorbereitung auf die E–Rechnung Pflicht 2025
Die bevorstehende E–Rechnung Pflicht ab 2025 erfordert von Unternehmen eine sorgfältige und umfassende Vorbereitung.
Hier sind die wichtigsten Schritte, die Sie unternehmen sollten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen rechtzeitig und erfolgreich auf die neuen Anforderungen vorbereitet ist.
Analyse des Ist–Zustands
Der erste Schritt besteht darin, den aktuellen Stand Ihrer Rechnungsprozesse und IT–Infrastruktur zu analysieren. Untersuchen Sie, wie Rechnungen derzeit erstellt, versendet und empfangen werden. Identifizieren Sie bestehende Schwachstellen und Verbesserungspotenziale. Diese Analyse bildet die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen und hilft, den Umfang der notwendigen Änderungen zu bestimmen.

Technische Umrüstung
Auf Basis der Ist–Analyse sollten Sie Ihre IT–Systeme und Softwarelösungen an die Anforderungen der E–Rechnung anpassen. Dies beinhaltet die Auswahl und Implementierung geeigneter E–Invoicing–Software, die den gesetzlichen Standards entspricht, wie zum Beispiel ZUGFeRD. Stellen Sie sicher, dass Ihre Systeme in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu erstellen, zu versenden, zu empfangen und zu verarbeiten. Die technische Umrüstung kann auch die Integration neuer Schnittstellen und die Anpassung bestehender ERP–Systeme umfassen.

Mitarbeiterschulung
Eine erfolgreiche Umstellung auf E–Rechnungen erfordert, dass Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden. Organisieren Sie Schulungsprogramme und Workshops, um das notwendige Wissen zu vermitteln und sicherzustellen, dass alle betroffenen Mitarbeiter die neuen Anforderungen verstehen und umsetzen können. Dies trägt zur Minimierung von Fehlern und zur Steigerung der Effizienz bei.

Prozessanpassung
Überprüfen und optimieren Sie Ihre internen Geschäftsprozesse im Hinblick auf die neuen Anforderungen. Dies kann die Anpassung von Arbeitsabläufen, die Definition neuer Prozessschritte und die Einführung von Kontrollmechanismen umfassen, um die reibungslose Abwicklung der E–Rechnungen zu gewährleisten. Eine klare Prozessdokumentation hilft, die Umstellung strukturiert und nachvollziehbar zu gestalten.

Compliance–Check
Stellen Sie sicher, dass alle neuen Prozesse und Systeme den gesetzlichen Vorgaben und Standards entsprechen. Dies beinhaltet die Einhaltung der technischen Spezifikationen für E–Rechnungen sowie datenschutzrechtlicher Anforderungen. Führen Sie regelmäßige Compliance–Checks durch, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse stets den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entsprechen. Dies kann auch die Zusammenarbeit mit externen Beratern oder Auditoren umfassen, um eine unabhängige Überprüfung sicherzustellen.

Extra: E–Rechnungen aus Verträgen generieren
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Als Anbieter einer SAP-Vertragsmanagementlösung bieten wir Ihnen in Zusammenarbeit mit unserem Partner der KPSC GmbH nicht nur die notwendige Lösung zur Einhaltung der E-Rechnung Pflicht ab 2025, sondern auch die Möglichkeit, E-Rechnungen direkt aus Ihren Verträgen zu generieren. Diese zusätzliche Funktionalität optimiert Ihre Geschäftsprozesse weiter und stellt sicher, dass Ihre Rechnungsstellung effizient und fehlerfrei erfolgt.
Automatisierte Rechnungsstellung aus Verträgen
Mit unserer SAP–Vertragsmanagementlösung CUNO/4 können Sie E–Rechnungen direkt aus Ihren digitalen Vertragsinhalten generieren. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und minimiert das Risiko von Eingabefehlern. Sobald ein Vertrag abgeschlossen oder eine Vertragsleistung erbracht ist, werden die relevanten Rechnungsdaten automatisch extrahiert und in das elektronische Rechnungsformat überführt.

Integration in Ihrem SAP–Systemen
Unsere Lösung ist nahtlos in Ihr bestehendes SAP–System integriert, was die Umstellung auf E–Rechnungen erleichtert. Die Integration stellt sicher, dass alle Vertragsdaten zentral verwaltet werden und jederzeit für die Rechnungsstellung zur Verfügung stehen. Diese Harmonisierung Ihrer Datenquellen führt zu einer konsistenten und transparenten Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse.
Vorteile von CUNO/4
  • Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit und reduzieren den manuellen Aufwand.
  • Fehlerreduktion: Durch die automatische Übernahme von Vertragsdaten in die Rechnung werden Eingabefehler vermieden.
  • Compliance–Sicherheit: Unsere Lösung erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und technischen Standards für E–Rechnungen.
  • Nahtlose Integration: Perfekte Abstimmung mit Ihrem bestehenden SAP–System für eine konsistente Datenverwaltung.
  • Datensicherheit: Höchste Sicherheitsstandards zum Schutz Ihrer sensiblen Vertrags– und Rechnungsdaten.
Fazit
Die E–Rechnung Pflicht ab dem 1. Januar 2025 bringt nicht nur neue gesetzliche Anforderungen, sondern auch zahlreiche Chancen für Unternehmen.
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre traditionellen Rechnungsprozesse grundlegend zu transformieren und sich den neuen digitalen Anforderungen anzupassen. Jetzt ist der Zeitpunkt, Ihre Rechnungsprozesse zu digitalisieren und zukunftssicher zu gestalten.
Wir bei der networker, solutions GmbH bieten zusammen mit unserem Partner der KPSC GmbH Unternehmen die Möglichkeit, ihre Rechnungen in E–Rechnungen umzuwandeln. Mit unserer SAP-Vertragsmanagementlösung CUNO/4 profitieren Sie zusätzlich, indem Sie E-Rechnungen direkt aus den digitalen Vertragsinhalten erstellen. Dadurch reduzieren Sie den manuellen Aufwand und steigern die Effizienz Ihres Prozesses.
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