Die stille Kostenfalle im Einkauf: Warum Unternehmen 2027 ihre Verträge nicht mehr verwalten, sondern steuern müssen
Anfang der 90er Jahre habe ich bei der Lufthansa in einem Bereich gearbeitet, der damals seiner Zeit voraus war: Wir haben die Geschäftsentwicklung auf Basis von Vertragsänderungen simuliert.
Damals ist mir zum ersten Mal klar geworden: Verträge sind keine statischen Dokumente. Sie sind aktive Steuerungselemente eines Unternehmens. Damals und heute, 30 Jahre später, ist das immer noch so.
Nur: In den IT-Systemen, selbst im SAP, kamen diese Vertragsinformationen kaum an. Konditionen wurden manuell übertragen, Boni später nachgerechnet, wenn überhaupt. Und daran hat sich bei vielen Unternehmen bis heute nichts Grundlegendes geändert.
Deshalb schreibe ich heute über etwas, das mich seit drei Jahrzehnten begleitet: Die stille Kostenfalle im Einkauf.
Was Verwaltung von Steuerung unterscheidet
Ich mache gerne einen Unterschied zwischen zwei Dingen, die oft verwechselt werden:
Verträge verwalten bedeutet: Sie haben eine Ablage. Die Verträge sind irgendwo dokumentiert. Fristen stehen irgendwo. Bei Bedarf kann man nachschlagen.
Verträge nutzen bedeutet: Die Konditionen aus Ihren Verträgen fließen automatisch in jeden Bestellvorgang. Rabatte werden angewendet, ohne dass jemand nachschlagen muss. Boni werden getrackt. Fristen werden aktiv gemanagt. Und am Ende des Jahres kommen die verhandelten Vorteile tatsächlich in Ihrer Bilanz an.
Die meisten Unternehmen verwalten ihre Verträge. Wenige nutzen sie wirklich.
Der Unterschied klingt klein. Er ist es nicht. Er entscheidet, wie viel von dem, was Ihr Einkauf verhandelt, am Ende übrig bleibt.
Die drei stillen Kostenfresser im Einkauf (aus der Praxis)
Ich habe in den letzten 20 Jahren unzählige Unternehmen gesehen, die gegen dieselben drei Probleme kämpfen.
1. Verschenkte Boni durch fehlendes Tracking
Ein Kunde von uns, ein Handelsunternehmen mit über 200 Lieferantenverträgen, berechnete Boni bisher manuell mit zwei Mitarbeitern, die drei Monate pro Jahr dafür benötigten. Nach der Automatisierung mit CUNO/4 reduzierte sich der Aufwand auf wenige Stunden. Dadurch wurden erstmals alle vertraglich vereinbarten Boni vollständig eingefordert.
Die Realität in vielen Unternehmen: Der Einkauf fragt im Dezember: „Haben wir das Bonus-Ziel schon erreicht?“, das Controlling rechnet manuell nach – oft zu spät. Boni verfallen ungenutzt.
2. Ungenutzte Kontingente
Ein Maschinenbauer hatte mit seinem Lieferanten 20 kostenlose Serviceeinsätze pro Jahr vereinbart. Da die Abrufe in verschiedenen Abteilungen dezentral erfasst wurden, wusste niemand, wie viele Einsätze bereits genutzt waren. Mit einem zentralen Kontingentmanagement zeigte sich: 8 Einsätze waren noch verfügbar, die sofort für dringende Wartungen genutzt wurden.
Das ist kein Einzelfall. Das ist tägliche Praxis.
3. Automatische Verlängerungen ohne aktive Kontrolle
Ein Energieversorger übersah die Kündigungsfrist eines wichtigen Liefervertrags und der Vertrag verlängerte sich automatisch um zwei Jahre zu schlechteren Konditionen.
Das klingt absurd. Ist aber Alltag.
Warum Excel und Insellösungen das Problem nicht lösen
Ich treibe mich seit über 20 Jahren in SAP-Projekten herum. Und eines fällt mir immer wieder auf: Die meisten Unternehmen verwalten ihre Vertragsdaten in Excel oder in Insellösungen.
30.000 Zeilen. 20 Spalten. 5 verschiedene Versionen. Und am Ende weiß keiner mehr, welche die richtige ist.
Excel ist ein fantastisches Werkzeug – für bestimmte Dinge. Aber Vertragsmanagement ist keines davon.
Die Wahrheit ist: Nicht jede Vertragsmanagement-Lösung kann Bonusverträge und Kontingente automatisiert abbilden. Viele Systeme verwalten zwar Dokumente und Fristen, scheitern aber an der operativen Umsetzung komplexer Regelungen.
Besonders SAP-Anwender stehen vor der Herausforderung: Der SAP-Standard kann wiederkehrende Zahlungsverpflichtungen aus Verträgen nicht automatisch abbilden. Lizenzen, Wartungsverträge, Leasingraten laufen still vor sich hin, weil die native Steuerungsebene für diesen Typ von Verpflichtung einfach nicht existiert.
Die Lösung: Vom Verwalten zum Steuern
Genau deshalb haben wir vor 20 Jahren CUNO/4 gebaut. Eine vollständig in SAP integrierte Lösung, die genau diese Lücke schließt – nicht als externes Tool, sondern direkt in SAP integriert. Keine doppelte Datenpflege, keine Schnittstellen, kein Medienbruch.
Was CUNO/4 anders macht:
- Bonus- und Kontingentverträge werden automatisch getrackt – in Echtzeit, ohne manuelle Nachberechnung
- Jeder Abruf wird erfasst – der aktuelle Stand ist jederzeit sichtbar
- Fristen werden automatisch überwacht – keine ungewollten Verlängerungen mehr
- Vertragskonditionen fließen automatisch in den SAP-Bestellprozess ein – ohne manuelle Suche in Excel oder PDF
Das Ergebnis? Weniger manuelle Arbeit, weniger verschenkte Potenziale UND eine verlässliche Datenbasis für strategische Einkaufsentscheidungen.
Meine Frage an Sie
Die Frage ist nicht, ob Sie gut verhandeln. Die Frage ist: Wie viel von Ihren Verhandlungsergebnissen kommt wirklich an?
Ich lade Sie ein: Machen Sie die ehrliche Bestandsaufnahme. Wo stehen Sie gerade wirklich? Welche Vertragsleistungen bleiben ungenutzt? Welche Boni verfallen?
Der erste Schritt zur Veränderung ist meist nicht die Softwareentscheidung. Es ist die Erkenntnis, dass das Problem existiert.
Und wenn Sie diese Bestandsaufnahme gemeinsam machen möchten, biete ich Ihnen an, sie mit Ihnen gemeinsam zu machen. Kostenlos, unverbindlich, in einem kurzen Gespräch. Nicht um Ihnen etwas zu verkaufen, sondern weil ich nach 20 Jahren weiß, dass das meistens der Moment ist, in dem sich etwas verändert.